How to Legal Tech

Einführung in das Legal Operating Model

Im Podcast wird ein neues Konzept namens "Legal Operating Model" vorgestellt, das darauf abzielt, die Effizienz der Rechtsabteilung in der Schwabe-Gruppe zu steigern. Anstatt sich ausschließlich auf die Einführung neuer Technologien wie KI zu konzentrieren, wird ein ganzheitlicher Ansatz verfolgt, um die Prozesse und Dienstleistungen der Rechtsabteilung zu optimieren.

Herausforderungen der Rechtsabteilung

Die Schwabe-Gruppe sieht sich mit einer zunehmenden Anzahl von Regulierungen und Aufgaben konfrontiert, was die Notwendigkeit hervorhebt, die Effizienz zu steigern, ohne zusätzliche juristische Mitarbeiter einstellen zu müssen. Das Team diskutiert, wie sie ihre Ressourcen optimal nutzen können, um den Anforderungen gerecht zu werden.

Implementierung und KPIs

Das Legal Operating Model basiert auf verschiedenen Bausteinen, darunter die Messung von Kennzahlen (KPIs), die die Effizienz der erbrachten Dienstleistungen bewerten. Die Rechtsabteilung fokussiert sich auf die Qualität der Prozesse und die interdisziplinäre Zusammenarbeit, um die Effizienz zu steigern.

Ergebnisse und Erkenntnisse

Das Team hat bereits erste Erfolge erzielt, indem sie einen Workflow entwickelt haben, der es Mitarbeitern ermöglicht, Standardverträge eigenständig zu erstellen und zu digitalisieren. Dies reduziert den Arbeitsaufwand der Juristen und ermöglicht es ihnen, sich auf komplexere rechtliche Fragestellungen zu konzentrieren.

Zukunftsausblick und Empfehlungen

Obwohl das Modell nicht eins zu eins auf andere Unternehmen übertragbar ist, gibt es universelle Prinzipien, die anderen Rechtsabteilungen helfen können, ihre Prozesse zu optimieren. Eine regelmäßige Überprüfung der Dienstleistungen und das Einholen von Feedback aus den Fachabteilungen sind entscheidend für den Erfolg.

AI ist kein reines Tech-Thema

AI wird als bereichsübergreifendes Thema gesehen, das jede Abteilung eigenständig beurteilen, mittragen und voranbringen muss. Es geht um Automatisierung, Optimierung von Abläufen und bessere Rechts-Operations, unabhängig von der Schlagwortführung.

Planung und Priorisierung von Legal Tech

Es wurde ein 4-Grid-Ansatz genutzt, um Initiativen zu priorisieren: Schnellgewinn, strategische Projekte, niedriger Nutzen bei hohem Aufwand und vice versa. Ziel ist, bestehende Vorhaben zu strukturieren, ohne einzelne Initiativen abzuwürgen, und den Business Value sichtbar zu machen.

Technische Umsetzung und Governance

Eine KI-gestützte Lösung mit Human-in-the-Loop läuft auf einer geschlossenen Google Gemini-Plattform. Ein Playbook definiert Quellen, Kontext, Scores und Output-Formate; es werden Primärquellen, Risikoklassen und Relevanz festgelegt. Ergebnisse landen in einer sortierten Liste zur weiteren Analyse und Umsetzung.

Wirkung auf Kultur und Rolle der Rechtsabteilung

Die Digitalisierung erhöht das Ansehen der Rechtsabteilung als Business Partner und Innovationsmotor. Gemeinsames Vorantreiben schafft Engagement, stärkt Teamgeist und zeigt, dass auch Juristen aktiv an technologischen Transformationsprozessen beteiligt sind.

Hintergrund und Zielsetzung

In großen Konzernen führen zentrale Tools oft zu Verzögerungen bei der Ankunft in der DACH-Region. Die Rechtsabteilung entwickelte daher eine interne Self-Service-Lösung, um häufig gestellte rechtliche Fragen automatisiert zu beantworten und damit Kapazitäten für komplexe Themen freizusetzen. Ziel war, Prozesse zu vereinfachen und den Rechtsrat einheitlich zu gestalten, ohne externe Ressourcen zu benötigen.

Implementierung und Datenbasis

Die Lösung wurde eigenständig in Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung umgesetzt. Eine Knowledge Base auf Basis eines Sharepoint-Systems speist den Chatbot, der bei Lücken ein Ticket erzeugt und an die Sachbearbeitung weiterleitet. Dadurch lassen sich Inhalte standardisieren und der Output für die Organisation konsistent gestalten.

Ergebnisse und Lernmomente

Nach einigen Monaten zeigte sich, dass der Chatbot häufige, kleinteilige Fragen effektiv übernimmt, Termine entlastet und Freiraum für strategischere Arbeiten schafft. Wichtig war eine laufende Überprüfung der Qualität der Antworten und eine iterative Anpassung der Datenbasis, besonders bei komplexeren Rechtsgebieten.

Ausblick und Organisationskultur

Es besteht Bereitschaft, KI-gestützte Prozesse weiterzuentwickeln, etwa durch Automatisierung von Gesetzesänderungen oder Gerichtsentscheidungen. Die enge interne Zusammenarbeit, interne Marketingmaßnahmen und der Wille, Ressourcen intern zu bündeln, tragen zur nachhaltigen Akzeptanz und Skalierung der Lösung bei.