Fokus Assistenz - von Saskia Hagendorf

Noch kostenfrei anmelden: Live-Podcast „Fokus Assistenz“ mit Isabel von zur Gathen am 26.06.2026:

Heutiger Werbepartner: Haufe Akademie mit unterschiedlichen Karrierewegen und Möglichkeiten für Assistenzen.

Highlights aus der Folge

• Wie Petronella die Global Skills Matrix 2021 entdeckt hat – und warum sie dachte: „Ja, genau, das beantwortet all meine Fragen.“
• Was die Global Skills Matrix eigentlich ist: ein Framework mit fünf (bzw. 5A und 5B) Levels für Aufgaben & Fähigkeiten von Assistenzen.
• Der Unterschied zwischen Level 1 & 2 (repetitive, leicht automatisierbare Aufgaben) und Level 3–5 (Koordination, Projektmanagement, strategische Verantwortung).
• Warum KI vor allem Aufgaben auf Level 1 & 2 ersetzt – und wie Assistenzen das als Weckruf für Weiterentwicklung nutzen können.
• Wie Petronella mit der Matrix ihre Rolle analysiert hat: „Kann ich – mache ich – könnte ich – würde ich gern machen.“
• Wie sie mit einer Präsentation und der Global Skills Matrix ins Entwicklungsgespräch gegangen ist, um eine Chief-of-Staff-Weiterbildung zu verhandeln.
• Praxisbeispiel aus dem Gesundheitswesen: Petronellas Arbeit beim NEVAS-Schlaganfallnetzwerk – von Telemedizin über Abrechnung bis hin zu Öffentlichkeitsarbeit und Kampagnen („Time is Brain“).
• Arbeit im Startup Bind-X: Warum sie Office Management, Exekutiv-Support, HR, Recruiting, Datenschutz, Qualitätsmanagement und Compliance vereint – und was das mit Level 3, 4 und 5B zu tun hat.
• Was sich in der Global Skills Matrix 2026 geändert hat:
• Einführung von Level 5A (Administrative Leadership) und 5B (Business/Operations Leadership, z. B. Chief of Staff)
• KI-Kompetenz über alle Levels hinweg
• Unterstützung bei Ziel- und OKR-Formulierungen für Assistenzen.

Wie Assistenzen die Matrix konkret nutzen können:

• zur Selbsteinschätzung
• für Entwicklungsgespräche mit Vorgesetzten
• als Grundlage für Zielvereinbarungen / OKRs
• als Referenz für Stellenausschreibungen.
• Warum Sichtbarkeit und Sprache wichtig sind: Assistenz als Karrierepfad, nicht als Durchgangsstation.

Konkrete Learnings für Assistenzen & Office Professionals

• Wie du mit der Global Skills Matrix ehrlich einschätzt, wo du heute stehst – und wohin du dich entwickeln möchtest.
• Warum du dich nicht mit einem „Level 1/2-Profil“ zufriedengeben solltest, wenn du deinen Job zukunftssicher machen willst.
• Wie du deine Aufgaben sichtbar machst: weg von „ich buche Reisen“ hin zu „ich sichere Umsatz & KundInnenbeziehungen“.
• Wie du Entwicklungsgespräche vorbereitest – inklusive Erfolgen, Impact und konkreten Ideen für deine nächste Rolle.
• Wie du OKRs und Unternehmensziele nutzt, um den Wert deiner Arbeit transparent zu machen.
• Warum es sich lohnt, Weiterbildungen (z. B. Chief of Staff) aktiv einzufordern – auch wenn Zeit & Budget knapp wirken.

Ressourcen & Empfehlungen aus der Folge Global Skills Matrix & Fachartikel Blogbeitrag von Saskia zur Global Skills Matrix 2026 Blogpost zu OKRs im Assistenzalltag

LinkedIn-Profil von Petronella Wanner Bind-X – Biotech-Startup, in dem Petronella als Business Operations Manager tätig ist NEVAS – Netzwerk zur Schlaganfallversorgung (ehemalige Station von Petronella) Wirtschaftskommission für Wirtschaft & Innovation, wo Petronella ehrenamtlich als Chief of Coordination mit Dan Bauer unterstützt

Chief-of-Staff-Weiterbildung Buch „CEO Office“ von Katrin Stigge & Dan Bauer (Springer-Verlag)

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Highlights der Folge

• Mehrere Chefs, eine Assistenz: Wie Ellen ihr aktuelles Setting mit Prokuristin und Geschäftsführer beschreibt – und warum es heute so gut funktioniert.
• Zwischen den Stühlen: Was hilft, wenn Führungskräfte sich untereinander nicht einig sind – und wie Assistenz zur VermittlerIn werden kann.
• Mikro-Management im Alltag: Welche Erfahrungen Ellen gemacht hat und wie sie Schritt für Schritt Vertrauen aufbaut, bis „Kontrolle“ nicht mehr nötig ist.
• Die wichtigste Frage im Stress: Warum „Bis wann brauchst du das?“ zu Ellens Standardfrage geworden ist – und wie sie damit Prioritäten sortiert.
• Wenn alles auf dem Schreibtisch landet: Wie sie sichtbar macht, was in der Assistenz wirklich an Aufgaben liegt – und warum eine einfache Liste schon ein Augenöffner sein kann.
• Nein sagen lernen: Vom Chauffeur-Beispiel bis zur klaren Rollengrenze – warum Assistenz nicht alles übernehmen muss, sondern Lösungen organisieren darf.
• Gesunde Grenzen und Exit-Option: Wann es Zeit ist, die Reißleine zu ziehen, weil Strukturen, Dynamiken oder Charaktere nicht (mehr) passen.
• Moderne Assistenzrolle: Weg von „ich reagiere“ hin zu „ich gestalte, denke mit und übernehme Verantwortung“ – Ellens Haltung zur Rolle.

Ressourcen & Empfehlungen Gast: Ellen Merkelbach – Executive Assistant & Projektmanagerin

Host: Saskia Hagendorf – Beraterin für effektive Zusammenarbeit zwischen Assistenz und Führungskraft, Speakerin & Co-Autorin

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Zum Live-Podcast kostenfreie Anmeldung für Freitag, 27.06.2026

Sie spricht darüber,

• warum ein interner Assistenztag mit dem Fokus K.I. im Office zu ihrem freudigsten Moment wurde,
• wie Sonne, Lesen und Qualitätszeit mit FreundInnen und Familie echte Energiequellen sind,
• welche kleinen Schritte helfen, das persönliche Leitwort Balance im Alltag wirklich zu leben,
• und weshalb ein Restaurantbesuch alleine mehr mit Selbstbestimmung und Mut zu tun hat, als man denkt.

Außerdem lädt Saskia dich zum Live-Podcast mit Isabel von zur Gathen ein, bei dem ihr gemeinsam auf die Zukunft der Assistenz, die Global Skills Matrix und die Entwicklung der Assistenzrolle blickt – mit Raum für deine Fragen.